จด Minutes คืออะไร จดทำไม จดอย่างไร

จด Minutes คืออะไร จดทำไม จดอย่างไร

เมย์กลับมาเป็นพนักงานบริษัทอีกครั้ง ได้ฝึก Skill การทำงานใหม่หลายอย่าง ส่วนใหญ่เป็นสิ่งที่เกิดจากการลงมือทำ ประสบปัญหา จึงต้องค้นคว้าหาวิธีแก้ไข

การจด Minutes ก็เป็นวิธีแก้ไขปัญหาในการทำงานอย่างหนึ่ง

จด Minutes คืออะไร

จด Minutes ย่อมาจาก Meeting Minutes หมายถึง บันทึกการประชุม

ทำไมต้องจด Minutes

เนื่องจากเวลาที่เราประชุม มักมีผู้เข้าร่วมตั้งแต่ 2 คนขึ้นไป ตอนที่ประชุมก็คิดเห็นและ (เหมือนจะ) เข้าใจตรงกันอยู่หรอก แต่พอจบประชุมและตามงานกันเท่านั้นแหละ จำไม่ได้บ้าง หรือคิดเห็นไม่ตรงกันบ้าง

การจด Minute จึงเกิดขึ้น เพื่อให้ทุกคนในที่ประชุมจำเนื้อหาสำคัญและข้อตกลงในที่ประชุมตรงกัน และเพื่อให้งานดำเนินต่อไปได้อย่างไม่ติดขัดมากนัด

ข้อดีอีกอย่างหนึ่งของการจด Minutes คือ มีหลักฐานเป็นลายลักษณ์อักษร

ควรจด Minutes อย่างไร

  • คนจดไม่ควรเป็นคนที่มีหน้าที่หลักในการประชุม เพราะอาจทำให้จดประชุมไม่ครบ หรือหลุดประเด็นระหว่างการรับฟังหรือแสดงความคิดเห็นได้
  • ควรประกอบด้วย
    – วัน เวลา สถานที่
    – หัวข้อการประชุม
    – แนวคิดหรือประเด็นที่เกิดขึ้น
    – ข้อสรุป
    – แนวทางปฏิบัติ และผู้รับผิดชอบ
  • การจด Minutes ไม่มีรูปแบบตายตัว สามารถครีเอทได้ ขอประเด็นครบและถูกต้องเป็นใช้ได้
  • ควรทราบวัตถุประสงค์/หัวข้อ/ประเด็นการประชุมก่อน เพื่อเตรียมความพร้อมเรื่องศัพท์และความเข้าใจของผู้จด
  • ถ้าไม่ถนัดจดก็พิมพ์ ถ้าไม่ถนัดพิมพ์ก็บันทึกเสียง (ถ้าได้รับอนุญาต) แต่ต่อให้สามารถบันทึกเสียงได้ ก็ควรจด Minutes ระหว่างประชุมด้วย แล้วหมายเหตุไว้ว่าช่วงไหน ควรฟังเนื้อหาจากเสียงที่บันทึกไว้ เพราะหากหวังพึ่งการถอดเทปเป็นหลัก ทั้งวันคงไม่ได้ทำอย่างอื่น
  • จดเฉพาะประเด็นสำคัญ
    – ใคร ทำอะไร ที่ไหน เมื่อไหร่ อย่างไร
    – ประชุมรอบต่อไปเมื่อไหร่ เรื่องนี้จะสรุปเมื่อไหร่ คืออย่างน้อยควรได้รายละเอียดในการติดตามงาน
  • อย่าลืมทวนข้อมูลที่จดก่อนปิดประชุม เพื่อเป็นการรีเช็คความถูกต้องของข้อมูล ถ้าไม่สามารถทำได้ ให้ทำสรุปแล้วส่งให้ทุกคนที่มีส่วนร่วม พร้อมคำถาม
    – เราตกหล่นส่วนสำคัญหรือไม่
    – ข้อมูลที่สรุปถูกต้องหรือไม่
  • แปะรายงานการประชุมในที่ที่ผู้มีส่วนร่วมหาเจอ

เมย์กำลังฝึกจด Minutes ยังไม่มีรูปแบบตายตัว แต่หวังว่าเนื้อหาที่เมย์รวบรวมมาบันทึกไว้จะมีประโยชน์ต่อเพื่อน ๆ ที่สนใจนะคะ

Source:
https://blog.jobthai.com/career-tips/meeting-minutes
https://pantip.com/topic/32328540
https://www.unlockmen.com/meeting-minutes-to-success/
https://anontawong.com/2015/08/16/meeting-minutes/