จด Minutes คืออะไร จดทำไม จดอย่างไร

จด Minutes คืออะไร จดทำไม จดอย่างไร

เมย์กลับมาเป็นพนักงานบริษัทอีกครั้ง ได้ฝึก Skill การทำงานใหม่หลายอย่าง ส่วนใหญ่เป็นสิ่งที่เกิดจากการลงมือทำ ประสบปัญหา จึงต้องค้นคว้าหาวิธีแก้ไข

การจด Minutes ก็เป็นวิธีแก้ไขปัญหาในการทำงานอย่างหนึ่ง

จด Minutes คืออะไร

จด Minutes ย่อมาจาก Meeting Minutes หมายถึง บันทึกการประชุม

ทำไมต้องจด Minutes

เนื่องจากเวลาที่เราประชุม มักมีผู้เข้าร่วมตั้งแต่ 2 คนขึ้นไป ตอนที่ประชุมก็คิดเห็นและ (เหมือนจะ) เข้าใจตรงกันอยู่หรอก แต่พอจบประชุมและตามงานกันเท่านั้นแหละ จำไม่ได้บ้าง หรือคิดเห็นไม่ตรงกันบ้าง

การจด Minute จึงเกิดขึ้น เพื่อให้ทุกคนในที่ประชุมจำเนื้อหาสำคัญและข้อตกลงในที่ประชุมตรงกัน และเพื่อให้งานดำเนินต่อไปได้อย่างไม่ติดขัดมากนัด

ข้อดีอีกอย่างหนึ่งของการจด Minutes คือ มีหลักฐานเป็นลายลักษณ์อักษร

ควรจด Minutes อย่างไร

  • คนจดไม่ควรเป็นคนที่มีหน้าที่หลักในการประชุม เพราะอาจทำให้จดประชุมไม่ครบ หรือหลุดประเด็นระหว่างการรับฟังหรือแสดงความคิดเห็นได้
  • ควรประกอบด้วย
    – วัน เวลา สถานที่
    – หัวข้อการประชุม
    – แนวคิดหรือประเด็นที่เกิดขึ้น
    – ข้อสรุป
    – แนวทางปฏิบัติ และผู้รับผิดชอบ
  • การจด Minutes ไม่มีรูปแบบตายตัว สามารถครีเอทได้ ขอประเด็นครบและถูกต้องเป็นใช้ได้
  • ควรทราบวัตถุประสงค์/หัวข้อ/ประเด็นการประชุมก่อน เพื่อเตรียมความพร้อมเรื่องศัพท์และความเข้าใจของผู้จด
  • ถ้าไม่ถนัดจดก็พิมพ์ ถ้าไม่ถนัดพิมพ์ก็บันทึกเสียง (ถ้าได้รับอนุญาต) แต่ต่อให้สามารถบันทึกเสียงได้ ก็ควรจด Minutes ระหว่างประชุมด้วย แล้วหมายเหตุไว้ว่าช่วงไหน ควรฟังเนื้อหาจากเสียงที่บันทึกไว้ เพราะหากหวังพึ่งการถอดเทปเป็นหลัก ทั้งวันคงไม่ได้ทำอย่างอื่น
  • จดเฉพาะประเด็นสำคัญ
    – ใคร ทำอะไร ที่ไหน เมื่อไหร่ อย่างไร
    – ประชุมรอบต่อไปเมื่อไหร่ เรื่องนี้จะสรุปเมื่อไหร่ คืออย่างน้อยควรได้รายละเอียดในการติดตามงาน
  • อย่าลืมทวนข้อมูลที่จดก่อนปิดประชุม เพื่อเป็นการรีเช็คความถูกต้องของข้อมูล ถ้าไม่สามารถทำได้ ให้ทำสรุปแล้วส่งให้ทุกคนที่มีส่วนร่วม พร้อมคำถาม
    – เราตกหล่นส่วนสำคัญหรือไม่
    – ข้อมูลที่สรุปถูกต้องหรือไม่
  • แปะรายงานการประชุมในที่ที่ผู้มีส่วนร่วมหาเจอ

เมย์กำลังฝึกจด Minutes ยังไม่มีรูปแบบตายตัว แต่หวังว่าเนื้อหาที่เมย์รวบรวมมาบันทึกไว้จะมีประโยชน์ต่อเพื่อน ๆ ที่สนใจนะคะ

Source:
https://blog.jobthai.com/career-tips/meeting-minutes
https://pantip.com/topic/32328540
https://www.unlockmen.com/meeting-minutes-to-success/
https://anontawong.com/2015/08/16/meeting-minutes/

เราใช้คุกกี้เพื่อพัฒนาประสิทธิภาพ และประสบการณ์ที่ดีในการใช้เว็บไซต์ของคุณ คุณสามารถศึกษารายละเอียดได้ที่ นโยบายความเป็นส่วนตัว และสามารถจัดการความเป็นส่วนตัวเองได้ของคุณได้เองโดยคลิกที่ ตั้งค่า

ตั้งค่าความเป็นส่วนตัว

คุณสามารถเลือกการตั้งค่าคุกกี้โดยเปิด/ปิด คุกกี้ในแต่ละประเภทได้ตามความต้องการ ยกเว้น คุกกี้ที่จำเป็น

ยอมรับทั้งหมด
จัดการความเป็นส่วนตัว
  • คุกกี้ที่จำเป็น
    เปิดใช้งานตลอด

    ประเภทของคุกกี้มีความจำเป็นสำหรับการทำงานของเว็บไซต์ เพื่อให้คุณสามารถใช้ได้อย่างเป็นปกติ และเข้าชมเว็บไซต์ คุณไม่สามารถปิดการทำงานของคุกกี้นี้ในระบบเว็บไซต์ของเราได้

  • คุกกี้เพื่อการวิเคราะห์

    คุกกี้ประเภทนี้จะทำการเก็บข้อมูลการใช้งานเว็บไซต์ของคุณ เพื่อเป็นประโยชน์ในการวัดผล ปรับปรุง และพัฒนาประสบการณ์ที่ดีในการใช้งานเว็บไซต์ ถ้าหากท่านไม่ยินยอมให้เราใช้คุกกี้นี้ เราจะไม่สามารถวัดผล ปรับปรุงและพัฒนาเว็บไซต์ได้

  • คุกกี้เพื่อปรับเนื้อหาให้เข้ากับกลุ่มเป้าหมาย

    คุกกี้ประเภทนี้จะเก็บข้อมูลต่าง ๆ รวมทั้งข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับตัวคุณเพื่อเราสามารถนำมาวิเคราะห์ และนำเสนอเนื้อหา ให้ตรงกับความเหมาะสมกับความสนใจของคุณ ถ้าหากคุณไม่ยินยอมเราจะไม่สามารถนำเสนอเนื้อหาและโฆษณาได้ไม่ตรงกับความสนใจของคุณ

บันทึกการตั้งค่า