meeting-minutes

จด Minutes คืออะไร จดทำไม จดอย่างไร

เมย์กลับมาเป็นพนักงานบริษัทอีกครั้ง ได้ฝึก Skill การทำงานใหม่หลายอย่าง ส่วนใหญ่เป็นสิ่งที่เกิดจากการลงมือทำ ประสบปัญหา จึงต้องค้นคว้าหาวิธีแก้ไข

การจด Minutes ก็เป็นวิธีแก้ไขปัญหาในการทำงานอย่างหนึ่ง

จด Minutes คืออะไร

จด Minutes ย่อมาจาก Meeting Minutes หมายถึง บันทึกการประชุม

ทำไมต้องจด Minutes

เนื่องจากเวลาที่เราประชุม มักมีผู้เข้าร่วมตั้งแต่ 2 คนขึ้นไป ตอนที่ประชุมก็คิดเห็นและ (เหมือนจะ) เข้าใจตรงกันอยู่หรอก แต่พอจบประชุมและตามงานกันเท่านั้นแหละ จำไม่ได้บ้าง หรือคิดเห็นไม่ตรงกันบ้าง

การจด Minute จึงเกิดขึ้น เพื่อให้ทุกคนในที่ประชุมจำเนื้อหาสำคัญและข้อตกลงในที่ประชุมตรงกัน และเพื่อให้งานดำเนินต่อไปได้อย่างไม่ติดขัดมากนัด

ข้อดีอีกอย่างหนึ่งของการจด Minutes คือ มีหลักฐานเป็นลายลักษณ์อักษร

ควรจด Minutes อย่างไร

  • คนจดไม่ควรเป็นคนที่มีหน้าที่หลักในการประชุม เพราะอาจทำให้จดประชุมไม่ครบ หรือหลุดประเด็นระหว่างการรับฟังหรือแสดงความคิดเห็นได้
  • ควรประกอบด้วย
    – วัน เวลา สถานที่
    – หัวข้อการประชุม
    – แนวคิดหรือประเด็นที่เกิดขึ้น
    – ข้อสรุป
    – แนวทางปฏิบัติ และผู้รับผิดชอบ
  • การจด Minutes ไม่มีรูปแบบตายตัว สามารถครีเอทได้ ขอประเด็นครบและถูกต้องเป็นใช้ได้
  • ควรทราบวัตถุประสงค์/หัวข้อ/ประเด็นการประชุมก่อน เพื่อเตรียมความพร้อมเรื่องศัพท์และความเข้าใจของผู้จด
  • ถ้าไม่ถนัดจดก็พิมพ์ ถ้าไม่ถนัดพิมพ์ก็บันทึกเสียง (ถ้าได้รับอนุญาต) แต่ต่อให้สามารถบันทึกเสียงได้ ก็ควรจด Minutes ระหว่างประชุมด้วย แล้วหมายเหตุไว้ว่าช่วงไหน ควรฟังเนื้อหาจากเสียงที่บันทึกไว้ เพราะหากหวังพึ่งการถอดเทปเป็นหลัก ทั้งวันคงไม่ได้ทำอย่างอื่น
  • จดเฉพาะประเด็นสำคัญ
    – ใคร ทำอะไร ที่ไหน เมื่อไหร่ อย่างไร
    – ประชุมรอบต่อไปเมื่อไหร่ เรื่องนี้จะสรุปเมื่อไหร่ คืออย่างน้อยควรได้รายละเอียดในการติดตามงาน
  • อย่าลืมทวนข้อมูลที่จดก่อนปิดประชุม เพื่อเป็นการรีเช็คความถูกต้องของข้อมูล ถ้าไม่สามารถทำได้ ให้ทำสรุปแล้วส่งให้ทุกคนที่มีส่วนร่วม พร้อมคำถาม
    – เราตกหล่นส่วนสำคัญหรือไม่
    – ข้อมูลที่สรุปถูกต้องหรือไม่
  • แปะรายงานการประชุมในที่ที่ผู้มีส่วนร่วมหาเจอ

เมย์กำลังฝึกจด Minutes ยังไม่มีรูปแบบตายตัว แต่หวังว่าเนื้อหาที่เมย์รวบรวมมาบันทึกไว้จะมีประโยชน์ต่อเพื่อน ๆ ที่สนใจนะคะ

Source:
https://blog.jobthai.com/career-tips/meeting-minutes
https://pantip.com/topic/32328540
https://www.unlockmen.com/meeting-minutes-to-success/
https://anontawong.com/2015/08/16/meeting-minutes/