ถอดบทเรียน : กระบวนการทำงาน Event (พร้อมกรณีศึกษา)

วันแรกที่จัด QuickCamp ให้น้อง YWC13 เมย์ได้มีโอกาสแบ่งปันประสบการณ์การทำงาน Event และกระบวนการทำงาน Event อีกนิดหน่อยค่ะ

หลังจากนั้น เมื่อกลางเดือนธันวาคมที่ผ่านมา เมย์ก็มีโอกาสได้พูดเรื่อง กระบวนการทำงาน Event อีกครั้ง ในการประชุมพนักงานประจำเดือน ครั้งนี้พูดเต็มกระบวนการเลยค่ะ แต่ต้องพูดให้จบภายใน 3 นาที โอ้โห ! พูดแค่หัวข้อของแต่ละขั้นตอนแบบไม่หยุดหายใจก็แทบจะหมดเวลาแล้วค่ะ

แต่เมย์ทำการบ้านมามากกว่านั้น เพราะเมย์ถอดบทเรียนมาจากประสบการณ์การทำงานงาน Event ของตัวเอง (ประมาณ 4-5 ปี) แถมยังได้รับการตรวจจากพี่ทิพ ผู้มีประสบการณ์ด้าน Event มากกว่า 10 ปีด้วยค่ะ เมย์จึงคิดว่าน่าเสียดาย หากไม่ได้นำกระบวนการทั้งหมดนั้นมาบอกต่ออย่างเต็มรูปแบบ

ไม่ว่าจะเป็นงานคอนเสิร์ต งานทอล์คโชว์ งานแฟร์ งานสัมมนา งานแต่งงาน การจัดค่าย การออกบูธ และอื่น ๆ ก็ล้วนแต่เป็นงาน Event ทั้งสิ้นค่ะ ดังนั้น กระบวนการทำงาน Event นี้สามารถนำไปปรับใช้ได้หมดเลย

STEP 1 : Brainstorm

ขั้นตอนแรกที่เราต้องทำ คือ ช่วยกันออกไอเดียงาน Event พร้อมเงื่อนไข (ถ้ามี) ค่ะ โดยสิ่งแรกที่ทีมควรโฟกัสคือ Event Day ว่างาน Event ที่เราจะจัดนั้น วันงานน่าจะเป็นแบบไหน ตั้งแต่เริ่มจนจบงานเลยนะคะ

เช่น ค่าย Young Webmaster Camp มีเงื่อนไขว่า

  • ค่ายสำหรับเด็กมหาลัย ที่สนใจด้าน Content Design Marketing หรือ Programing ค่ะ
  • เป็นค่าย ค้างคืน
  • มีกิจกรรมหลักที่ขาดไม่ได้ เช่น การเรียนรู้จากผู้เชี่ยวชาญในวงการของแต่ละสาขา การบรรยายเรื่องกฎหมายและจริยธรรม การระดมไอเดีย การลงมือทำจริง และการขายงานต่อนักลงทุนและผู้มีประสบการณ์จริง

สิ่งที่จะเกิดขึ้นในขั้นตอนนี้คือ ภาพรวมวันงาน (Agenda ร่างแรก) และ Concept ค่ายค่ะ

รูปตัวอย่าง Agenda (ร่างแรก)

STEP 2 : Sequence

Agenda กับ Sequence แตกต่างกันอย่างไร?

  • Agenda คือ กำหนดการที่เราจะส่งออกไปให้ผู้ที่เกี่ยวข้อง เช่น สมาคม ผู้สนับสนุน สื่อ หรือผู้เข้าร่วมงานค่ะ
  • ส่วน Sequence คือ ลำดับงานพร้อมรายละเอียดสำหรับทีมผู้จัดงานค่ะ

รูปตัวอย่าง Sequence

หลังจากที่ได้ Agenda ร่างแรกแล้ว เราก็จะนำมาลงรายละเอียดเป็น Sequence ค่ะ เพื่อให้เราได้รู้ว่า ก่อนจะมาเป็นกิจกรรมใดกิจกรรมหนึ่งนั้น ต้องมีส่วนประกอบอะไรบ้าง เมื่อลงรายละเอียดเสร็จแล้ว ค่อยสรุปออกมาเป็น Agenda เพื่อส่งออกอีกทีค่ะ

รูปตัวอย่าง Agenda (ส่งออก)

หรือใครถนัดทำ Sequence ก่อน แล้วค่อยสรุปออกมาเป็น Agenda เพื่อส่งออกทีเดียวเลยก็ได้นะคะ แต่สำหรับเมย์ วิธีนี้ค่อนข้างใช้เวลากว่าจะได้ภาพรวมงานออกมา แล้วก็ทำให้หลุด Concept ได้ง่ายค่ะ

STEP 3 : Timeline

เมื่อได้ลำดับงานแล้ว ก่อนที่จะเลือกฝ่าย แบ่งงาน และแบ่งหน้าที่กัน ทีมควรช่วยกันสร้าง Timeline งานตั้งแต่เริ่มจนจบออกมาก่อนค่ะ เริ่มในที่นี้หมายถึงตั้งแต่เริ่มประชุมวางแผนงานนะคะ

โดยการสร้าง Timeline สามารถเริ่มได้จาก

  • จัดกลุ่มงาน จาก Sequence
  • คิดงานหลัก ของ Event ที่จะเกิดขึ้น เช่น เปิดรับสมัคร ประกาศรายชื่อผู้มีสิทธิ์สอบสัมภาษณ์ สอบสัมภาษณ์ วันค่าย เป็นต้น
  • ลงรายละเอียดงานหลัก ว่าแต่ละงานมีสิ่งที่ต้องเตรียมอะไรบ้าง เช่น  เปิดรับสมัครต้องมีหน้าเว็บ ก่อนสัมภาษณ์ต้องทำการบ้าน เป็นต้น
  • หาความสัมพันธ์ของงาน ทั้ง 3 อย่างข้างต้น เช่น จะต้องเริ่มประชาสัมพันธ์ในวันที่ขึ้นหน้าเว็บ เพราะจะได้ Call to action ได้ ก่อนจะเปิดเว็บต้องเตรียมรายละเอียดเนื้อหา ต้องทำดีไซน์ ต้องเขียนโค้ด เป็นต้น

รูปตัวอย่าง Timeline

  • คำนวณเวลาของแต่ละงาน เช่น ต้องใช้เวลาในการดีไซน์หน้าเว็บเท่าไหร่ On Tour กี่มหาลัย กี่สัปดาห์ มีเวลาให้กรรมการตรวจใบสมัครนานแค่ไหน ให้เวลาน้องทำการบ้านกี่วัน เป็นต้น
  • แล้วเราจะได้รู้ ระยะเวลาที่ต้องใช้เตรียมงานทั้งหมด 
  • เรียงจากอนาคตกลับมาที่ปัจจุบัน หากปักหมุดวันงานแล้ว ให้นำระยะเวลาในการเตรียมงานทั้งหมด เรียงจากวันงาน (อนาคต) กลับมา แล้วเราจะได้รู้ว่า เวลาที่เราเหลืออยู่นั้น เพียงพอต่อการเตรียมงานหรือไม่ แต่ถ้ายังไม่ได้ปักหมุดวันงาน ก็เรียงจากวันนี้ออกไปก็ได้ค่ะ

รูปตัวอย่าง หัวข้อ Timeline

ถ้าเป็น Event ใหญ่ ที่ใช้เวลาในการเตรียมงานนาน ๆ เมย์จะแบ่งหัวกระดาษเป็น ปี > เดือน > สัปดาห์ ค่ะ จะได้ง่ายต่อการทำความเข้าใจ ว่างานไหน ต้องเสร็จภายในช่วงไหน เช่น ควรติดต่อสถานที่ให้แล้วเสร็จภายในสัปดาห์ที่ 3 ของเดือนมีนาคม เป็นต้น

STEP 4 : Task

หลังจากที่ได้เห็นภาพรวมงานทั้งหมดแล้ว เราก็จะมาแบ่งหน้าที่ แบ่งงาน และแบ่งความรับผิดชอบกันค่ะ โดยการทำงาน Event นั้น เป็นการทำงานแบบ Multitasking คือ หนึ่งคนหลายหน้าที่ค่ะ

การสร้าง Timeline งานทั้งหมด นอกจากจะทำให้เราสามารถจัดกลุ่มงานได้แล้ว ยังทำให้เราเห็นปริมาณงานที่ต้องทำด้วยค่ะ ดังนั้น เราก็จะรู้ได้ว่า งานแต่ละกลุ่มนั้น ต้องการคนเท่าไหร่ กรณีที่จำนวนคนเกินจำนวนกลุ่มงาน

แต่หากว่าจำนวนคนน้อยกว่ากลุ่มงาน เราก็จะสามารถเฉลี่ยน้ำหนักงานได้ถูกค่ะ เช่น คนที่หนึ่งรับผิดชอบงานเอและซี คนที่สองรับผิดชอบงานบี คนที่สามรับผิดชอบงานดี และคนที่สี่รับผิดชอบงานอี เอฟ จี ซึ่งกลุ่มงานอาจจะได้มากน้อยต่างกัน แต่ปริมาณงานที่ได้จะใกล้เคียงกันค่ะ

หรือจะแบ่งกลุ่มตามคุณสมบัติอื่น ๆ เช่น เอถนัดงานเอกสาร บีถนัดงานดีไซน์ ซีรับงานได้แค่ช่วงต้น ดีมาได้แค่วันงาน ก็ได้ค่ะ

นอกจากนั้น การสร้าง Timeline ยังอำนวยความสะดวกให้กับผู้ที่รับผิดชอบเรื่องเงินด้วยนะคะ เพราะจะรู้ได้ว่าต้องมีค่าใช้จ่ายในส่วนใดบ้าง สามารถจัดสรรงบประมาณได้ใกล้เคียงกับค่าใช้จ่ายจริง แถมยังรู้ช่วงเวลาที่จะต้องทำการเบิกจ่ายด้วยค่ะ

STEP 5 : Event Day

ถ้างาน Event ขนาดใหญ่ ทีมงานจะไม่สามารถบรีฟงานกันในวันจริงได้ค่ะ และถ้างานส่วนไหนที่ต้องใช้คนจำนวนมาก และคนเหล่านั้นมาได้เฉพาะวันงาน ผู้ที่รับผิดชอบงานส่วนนั้นก็ต้องบรีฟทีมงานหน้างานด้วยค่ะ (ก่อนเวลาเริ่มงาน)

เพราะฉะนั้น ทุกคนจะต้องรับผิดชอบงานที่ตัวเองได้รับมอบหมาย และทำการบ้านมาเป็นอย่างดี

  • ทำการบ้านแล้วมาอัพเดทกับทีม
  • ดำเนินงานของตัวเองให้เรียบร้อย และตรงตาม Timeline
  • คิด Step การทำงาน ของตัวเองให้ละเอียด
  • Run Through งานของตัวเองอีกครั้งในวัน Set up งาน เพื่อ Recheck ว่าสิ่งที่เราเตรียมไว้นั้น ขาดเหลือตรงไหนบ้าง
  • ทำ To Do List วันงานล่วงหน้า เพราะการทำ Event คือการทำงานแบบ Multitasking อย่างที่บอก งานหลักมี งานเสริมมี งานแทรก .. ก็มี ดังนั้น หากเราทำ To Do List ไว้ก่อน วันงานเราก็จะทำได้ครบ ตรงตามเวลา ไม่ตกหล่นค่ะ และเมื่อมีงานมาแทรก เราก็จะรู้ได้ทันทีว่า เวลานี้เราควรรับหรือควรปฏิเสธ หรือในกรณีที่มีหน้าที่ที่ต้องรับผิดชอบทั้งวัน To Do List ก็จะบอกได้ ว่าเราสามารถพักได้ช่วงไหนบ้าง (พักช่วงที่ว่างดีที่สุดค่ะ)

อาจจะมีคนถามว่า ไม่ทำ To Do List ไม่ได้เหรอ ดูแค่ Sequence ก็พอมั้ง ?

ไม่ทำก็ได้ค่ะ ถ้าดู Sequence แล้วรู้ว่างานของตัวเองนั้นแทรกอยู่ในช่วงไหนบ้าง และงานที่แทรกอยู่คืออะไร

แต่ส่วนมากคนที่ไม่ทำ To Do List จะตกหล่นค่ะ เพราะ Sequence คือลำดับงานและรายละเอียดที่เป็นของส่วนกลาง ที่ให้ทีมงานทุกคนยึดเป็นหลัก ถ้าทุกคนนำงานของตัวเองไปใส่ใน Sequence ความเยอะก็จะเพิ่มเป็นทวีคูณ แล้วก็ยากต่อการโฟกัสของทีมจัดงานเองด้วยค่ะ

และถ้าไม่ทำ To Do List งานของตัวเอง เราก็จะต้องนั่งไล่อยู่บ่อย ๆ ว่านาทีนี้เราต้องทำอะไร อีก 10 นาทีต้องเตรียมอุปกรณ์ชิ้นไหน หรือถ้าเราคิดงานไม่ออก เราอาจจะเข้าใจผิด คิดว่าตัวเองว่างก็เป็นได้ค่ะ ซึ่งก็จะทำให้เราทำงานตกหล่น

รูปตัวอย่าง To Do List

ตัวอย่าง To Do List หากเมย์รับหน้าที่เป็นสวัสดิการของค่าย Young Webmaster Camp (เฉพาะวันที่ 1) ค่ะ

งาน Event เป็นงานที่ต้องแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าเยอะมาก ถ้าเราต้องไล่เช็คงานของตัวเองตลอด และมีปัญหาเฉพาะหน้ามาเร่งรัดไปด้วย หัวหมุนกันพอดีค่ะ

ดังนั้น งานไหนที่เราเตรียมได้ เราก็ควรจัดเตรียมไว้ให้หมดค่ะ แล้วเก็บสมาธิและพลังงานที่เหลือไว้แก้ปัญหาเฉพาะหน้าดีกว่า

สรุปคือ ในวันงานเราต้องรับผิดชอบหน้าที่ของตัวเองให้ดีที่สุดค่ะ และเมื่อทีมต้องการความช่วยเหลือ เราก็ต้องให้ความร่วมมือ โดยที่ไม่กระทบกับความรับผิดชอบของเราค่ะ

STEP 6 : Conclusion

งาน Event ไม่มีคำว่า Final ไม่มีคำว่า Perfect เพราะงาน Event มีแต่คำว่า “ดีที่สุดในจุดที่ยืน” ค่ะ

แต่ถึงอย่างนั้น สิ่งที่เราทำ ก็ต้องทำให้ใกล้เคียงกับคำว่า Final ให้มากที่สุดนะคะ ดังนั้น ทุกการทำงาน Event เราควรมีการ “สรุปงาน” ค่ะ เพื่อมองให้เห็นถึงปัญหาของแต่ละลำดับงาน เพื่อนำไปปรับแผนการทำงานในครั้งต่อไป และเพื่อให้ใกล้เคียงกับคำว่า Perfect ให้มากที่สุดค่ะ

STEP 7 : Teamwork

การทำงาน Event ต้องอาศัยความเป็นทีมสูงมากค่ะ เพราะ Event มีหลายส่วนงานที่ต้องแบ่งกันดูแล แล้วค่อยรวมให้เป็นหนึ่ง

  • เราต้องช่วยเหลือกันให้ได้มากที่สุด เพื่อให้หน้างานออกมาดีที่สุด การที่งานของเราดีอยู่คนเดียว หรือฝ่ายเดียว ไม่ใช่การทำงานแบบ Teamwork นะคะ ดังนั้น นอกจากจะต้องรับผิดชอบงานของตัวเองแล้ว เราต้อง Support การทำงานของเพื่อน ๆ ในทีมด้วยค่ะ
  • อย่าน้อยใจเลย การทำงาน Event มีทั้งเบื้องหน้าและเบื้องหลัง อย่าคิดว่างานที่ตัวเองรับผิดชอบนั้นไม่สำคัญ เพราะแต่ละคนถนัดไม่เหมือนกัน และควรคิดไว้เสมอว่า “ทุกคนคือส่วนสำคัญ” เช่น หากไม่มีเราช่วยขนของ เพื่อนก็ต้องเหนื่อยขึ้น โฟกัสงานได้น้อยลง ดังนั้น อย่าคิดว่างานเราไม่สำคัญ เพราะทุกงานคือส่วน Support ของกันและกัน คือส่วนผสมของ Teamwork ก่อนที่จะออกมาเป็นหน้างานที่กลมกล่อม
  • ดูแลและใส่ใจซึ่งกันและกัน จากสองข้อที่กล่าวมา การจะเป็น Teamwork ได้ คนในทีมต้องดูแลสภาพร่างกาย และใส่ใจสภาพจิตใจซึ่งกันและกัน บางคนทุ่มเทเพื่องานหนักมาก จนลืมกินข้าว การที่เราหยิบข้าวให้เพื่อน หรือกระซิบให้เขาพักไปทานข้าว แม้จะเป็นแค่ข้าวกล่องธรรมดา แต่ใครจะรู้ว่าสำหรับบางคนมื้อนั้นอาจเป็นมื้อที่ประทับใจไม่รู้ลืมก็ได้ นอกจากอิ่มท้องแล้ว ยังอิ่มใจด้วย หรือบางคนทุ่มเทเพื่องานหนักมาก ดูแลสภาพร่างกายตัวเองอย่างดี แต่สภาพจิตใจกำลังแย่ อาจเป็นเพราะเผลอไปคิดว่างานของตัวเองไม่สำคัญ หรือกดดันเพราะเนื้องานมีปัญหา การมองให้เห็นสภาพจิตใจของเพื่อนร่วมทีมจึงเป็นสิ่งสำคัญ และที่มากไปกว่านั้นคือ การแสดงให้เพื่อนเห็นว่าเขามีตัวตนในสายตาเรา พูดให้กำลังใจเขาบ้าง กอดปลอบกันบ้าง แค่นี้ก็เหมือนได้เพิ่มพลังที่แสนวิเศษให้แก่กันแล้ว
  • สุดท้าย ให้จำไว้เสมอว่า #คนเก่งไม่สำคัญเท่าTeamwork

ทั้งหมดนี้คือการถอดบทเรียนจากประสบการณ์การทำงาน Event ตั้งแต่สมัยเรียนของเมย์คนเดียวเท่านั้นนะคะ ไม่ได้อ้างอิงจากหนังสือ หรือทฤษฎีใด ๆ ทั้งสิ้น ดังนั้น กระบวนการทั้งหมดนี้จึงไม่ใช่กระบวนการที่ดีที่สุดค่ะ แต่เป็นกระบวนการที่เมย์นำไปใช้จริง จึงคิดว่าหากนำมาบอกต่อ ก็น่าจะมีประโยชน์ เช่น ทำให้การทำ Event ง่ายขึ้น สำหรับคนที่กำลังจะจัดงาน แต่ยังไม่รู้ว่าจะเริ่มยังไงดี

หากมีข้อสงสัยหรือข้อเสนอแนะเพิ่มเติม เกี่ยวกับกระบวนการทำงาน Event บอกเมย์ได้เลยนะคะ เมย์ยินดีที่จะแลกเปลี่ยนเรียนรู้ค่ะ และเพื่อเป็นประโยชน์ต่อผู้อ่านท่านอื่นด้วย


ภาพประกอบ เมย์คิดตัวอย่างเอง (อย่างรวดเร็ว) นะคะ จะได้เห็นภาพมากขึ้น ใช้ดูเป็นแนวทางได้ค่ะ แต่อาจจะยังไม่เรียบร้อยเท่าไหร่ และขอบคุณภาพถ่ายจากน้องพล ด้วยนะคะ

, , , , , , , , ,

แสดงความคิดเห็น